Ciclo de Vida no Gerenciamento de Projetos: resumo para a Petrobras

Aprenda neste artigo sobre Ciclo de Vida no Gerenciamento de Projetos, aspecto cobrado no edital do novo concurso da Petrobras.

Olá, pessoal!

O concurso da Petrobras teve seu edital publicado e trouxe 757 vagas imediatas, com oportunidades para diversas áreas, como Administração, Engenharias e Análise de Sistemas.

O tópico Gerenciamento de Projetos está previsto na parte de Conhecimentos Específicos para três Ênfases: Administração, Analista de Sistemas – Processos de Negócio e Engenharia de Produção.

Neste artigo, vamos abordar um aspecto importante dessa disciplina tão vasta, discutindo especificamente sobre Ciclo de Vida, ponto que foi expressamente citado no edital da Petrobras.

Ciclo de Vida no Gerenciamento de Projetos

O ciclo de vida de um projeto é uma sequência de fases pelas quais o projeto passa desde seu início até seu término. A quantidade e a sequência das fases são determinadas pelo gerente de projetos e por outros fatores, tais como as necessidades da organização, a natureza e área de aplicação do projeto e as tecnologias empregadas.

Embora cada projeto tenha pontos de início e fim bem delimitados, os objetivos, entregas e atividades que ocorrem ao longo de seu desenvolvimento variam bastante. Assim, o ciclo de vida estabelece uma estrutura básica de ações que devem ser executadas em um projeto, independentemente do trabalho específico envolvido.

Características gerais – Ciclo de Vida no Gerenciamento de Projetos

A estrutura genérica do ciclo de vida normalmente possui as seguintes características, que podem ser visualizadas no gráfico abaixo:

No início, os custos e a equipe alocada são reduzidos e, posteriormente, alcançam um pico com o andamento do projeto. Posteriormente, ambos começam a cair rapidamente, quando o projeto entra em sua fase final. É importante salientar que esse comportamento geral não se aplica necessariamente a todos os projetos.

Nos estágios mais iniciais do ciclo de vida, também são necessárias despesas consideráveis para assegurar os recursos essenciais do projeto.

A imagem abaixo mostra que, nesse momento inicial, riscos e incertezas estão no pico e decaem ao longo do projeto, à medida que decisões são tomadas e as entregas são aceitas.

Ademais, a habilidade de alterar o produto final sem impactar o custo é alta no começo do projeto e reduz com o passar do tempo. Como consequência, o custo de fazer novas mudanças e até mesmo de reparar erros cresce com a proximidade da conclusão do projeto.

Essas características estão presentes em praticamente todos os tipos de projetos, embora de diferentes formas e em diferentes níveis.

Fases do Ciclo de Vida – Ciclo de Vida no Gerenciamento de Projetos

O ciclo de vida de um projeto consiste nas seguintes fases, que agrupam processos similares em uma mesma classe.

Iniciação – Ciclo de Vida no Gerenciamento de Projetos

Todo projeto começa pela fase de Iniciação, que se refere aos processos que dão o ponta pé inicial ou kick off – termo utilizado em inglês – do projeto. Nessa fase, as partes interessadas reconhecem formalmente a existência de um projeto e comprometem-se com sua execução.

Tipicamente, as seguintes perguntas norteiam essa fase:

• O projeto é possível?
• O projeto é viável?
• Quais recursos serão necessários?
• Qual é o tempo estimado para concluir o projeto?

Para respondê-las, os gerentes de projetos seguem um passo a passo que envolve a criação dos seguintes documentos:

• Business case: documento estruturado que justifica a existência do projeto e explica algumas de suas características, como custo, riscos e benefícios esperados;
• Estudo de viabilidade: analisa todos os fatores que levarão ao sucesso do projeto, a exemplo de aspectos econômicos, técnicos e operacionais. Em resumo, esse documento conclui se é possível completar o projeto em um dado tempo ou não;
• Termo de Abertura: é uma das ferramentas mais importantes na iniciação do projeto. Contém a visão e a missão do negócio, objetivos e benefícios do projeto, lista das partes interessadas, escopo, entregas, riscos, recursos e orçamento.

Planejamento – Ciclo de Vida no Gerenciamento de Projetos

Nessa fase, as entregas e objetivos do projeto são claramente definidos e documentados, juntamente com os requerimentos. Além disso, os times são criados de modo a garantir o funcionamento adequado de todo o ciclo de vida do projeto, atendendo ao cronograma previsto.

Um importante artefato concebido nessa fase é o Plano de projeto, que consiste em um conjunto de documentos que irão guiar todo o projeto. Esse plano assegura uma boa visibilidade para todos os envolvidos, ao mesmo tempo em que encoraja estratégias de gerenciamento de riscos e planos de contingência e outras medidas que tornam o projeto mais robusto.

O Plano de Projeto

Os principais planos contidos em um Plano de projeto são:

• Declaração de trabalho: é basicamente um acordo de trabalho escrito entre as partes envolvidas e contém o escopo e as principais entregas;
• Gerenciamento de escopo: trata do escopo do projeto, definindo exatamente o trabalho que está incluído. É importante que as delimitações estejam claras para todos os envolvidos e sejam cuidadosamente monitoradas, para que, em caso de modificações de escopo, os impactos no plano inicial sejam compreendidos;
• Gerenciamento de cronograma: processo que se refere ao modo como o gerente de projetos controla o cronograma, incluindo o tempo que é estimado para concluir cada atividade prevista. Inclui também a utilização de ferramentas e técnicas para analisar, medir e avaliar o gerenciamento do tempo;
• Gerenciamento de custo: preocupa-se com o planejamento e controle do orçamento, para que o projeto entregue o escopo definido, sem ultrapassar o valor inicialmente previsto. Trata-se de lidar com os requerimentos financeiros do projeto;
• Gerenciamento da qualidade: é o principal critério determinante do valor do projeto, já que a qualidade do projeto tem que atender as necessidades das partes interessadas;
• Gerenciamento de recursos: consiste na gestão do time do projeto, que é montado a partir do entendimento dos recursos, pessoas, equipamentos, instalações e financiamentos necessários para completar o projeto em questão. O time deve ser organizado para entregar o projeto dentro do cenário existente;
• Gerenciamento da comunicação: mantém todos os membros do time com o mesmo nível de conhecimento e entendimento. Estima-se que 80% do trabalho do gerente de projetos está ligado à comunicação. Falhas nesse processo podem levar a impactos negativos no produto final;
• Gerenciamento de riscos: identifica e analisa os riscos, fornecendo a base para o desenvolvimento posterior do Plano de controle de riscos, que vai acompanhar e controlar os riscos continuamente, ao longo do projeto.

Execução – Ciclo de Vida no Gerenciamento de Projetos

Essa é a fase mais importante e representa a espinha dorsal do ciclo de vida de um projeto. Após a criação de todos os planos do projeto e de seu cronograma, a fase de execução é aquela em que as atividades previstas de fato acontecem.

Nessa etapa, o gerente de projetos guia o time, coordenando pessoas e outros recursos para a realização dos planos do projeto. O principal objetivo é que todas as entregas do projeto sejam finalizadas no tempo correto, sem comprometimento da qualidade.

Uma das ferramentas utilizadas durante essa fase são as reuniões de acompanhamento, que monitoram o progresso do projeto e das quais participam todos os membros da equipe.

Uma das responsabilidades do gerente de projetos durante a fase de Execução é a resolução de problemas, que corresponde à gestão dos desafios e dificuldades encontrados, auxiliando a equipe a encontrar a solução dos problemas de forma mais rápida.

Os planos de contingência são implantados nessa etapa para conter imprevistos, de modo que o progresso geral do projeto não seja prejudicado.

Monitoramento e Controle – Ciclo de Vida no Gerenciamento de Projetos

Os processos de monitoramento e controle garantem que os objetivos do projeto estão sendo atingidos, de acordo com o Plano de projeto e seus requisitos de orçamento, tempo e qualidade.

Essa etapa ocorre em paralelo à fase de Execução, o que permite que o gerente de projetos possa intervir tempestivamente com ações corretivas, quando identificados problemas e potenciais fontes de atraso. Além disso, é possível monitorar e avaliar o progresso do projeto.

Uma monitoração importante é a garantia da qualidade. O time é responsável por manter, nas entregas, o padrão de qualidade que foi definido a partir dos requerimentos do cliente, nas fases iniciais do projeto. Assim, durante a execução, é importante assegurar que os padrões foram alcançados e consertar imediatamente qualquer problema encontrado.

Outro aspecto fundamental é o acompanhamento dos custos. Um projeto pode ultrapassar o orçamento inicialmente previsto devido a inúmeros fatores, como atrasos, erros e solicitações de mudanças. Então, nesse estágio, é importante dar visibilidade à evolução dos gastos do projeto, bem como gerenciar eventuais realocações necessárias.

Com o avançar da execução, é fundamental acompanhar também o desempenho do projeto, adotando sempre uma perspectiva ampla, que abrange o projeto do início ao fim, e não apenas uma fase ou entrega isolada. A transparência é importante, pois, se o desempenho do time estiver aquém do esperado, é preciso intervir para conter os impactos no final do projeto.

Por fim, objetivos e requerimentos são monitorados para garantir que as entregas estão adequadas e preenchem todas as demandas dos clientes.

Encerramento – Ciclo de Vida no Gerenciamento de Projetos

A fase de encerramento organiza a conclusão e formaliza a aceitação do projeto. Os processos determinam como fazer as entregas às partes interessadas devidas ou clientes, garantindo que tudo foi feito de acordo com os planos e requerimentos do projeto.

Após a finalização das entregas, deve-se fazer a revisão do projeto, que pode ser resumida a duas principais discussões: primeiramente, se o projeto foi concluído dentro do prazo e orçamento estipulados; e também se as entregas têm a qualidade necessária para que o projeto seja declarado como concluído.

Adicionalmente, essa etapa tem uma grande importância estratégica: esse é o momento para consolidar os aprendizados de todo o projeto em uma análise de retrospectiva, de modo que os pontos positivos sejam maximizados em próximos projetos, e os pontos negativos sejam reduzidos.

Finalmente, os recursos do projeto podem ser liberados para outros desafios.

Pessoal, por hoje finalizamos! Bons estudos e até a próxima!

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