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Resumo de Documentos Arquivísticos para o CNJ

25/05/2024 às 11:00

No artigo de hoje vamos fazer um Resumo de Documentos Arquivísticos para o CNJ.

Resumo de Documentos Arquivísticos para o CNJ

Primeiramente, entenda que Arquivo é um conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.

Sendo assim, a arquivologia trata de uma instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos. Assim, podem-se também ser consideradas as instalações onde funcionam arquivos ou o móvel destinado à guarda de documentos.

Resumo de Documentos Arquivísticos para o CNJ

Nesse sentido, existem diversos tipos de arquivo, como:

Arquivo Administrativo	Trata do arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa. Sendo essa expressão utilizada em oposição a arquivo técnico.
Arquivo Central	Trata do arquivo responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento. Esse arquivo também pode ser chamado arquivo geral. Por sua vez, em alguns países, chama-se arquivo nacional.
*Corrente*	*Trata de um conjunto de documentos, em tramitação ou são, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.*
Arquivo de Segurança	Trata de um conjunto de cópias arquivadas em local diferente daquele dos respectivos originais para garantir a integridade da informação.
*Arquivo Especializado*	*Trata do arquivo cujo acervo tem uma ou mais características semelhantes, como natureza, função ou atividade da entidade produtora, tipo, conteúdo, suporte ou data dos documentos, etc.*
*Intermediário*	*Trata de um conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.*
*Arquivo Permanente*	*Trata de um conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.*
*Arquivo Público*	*Trata do arquivo de entidade coletiva pública, independentemente de seu âmbito de ação e do sistema de governo do país.*
Técnico	Trata do arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-fim de uma instituição ou unidade administrativa. Sendo essa expressão utilizada em oposição a arquivo administrativo.

Tipos de Arquivo

Por sua vez, o documento trata da unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.

Classificação de Documentos – Resumo de Documentos Arquivísticos para o CNJ

Quanto ao gênero, os documentos podem ser classificados em:

Escritos ou textuais: são os documentos manuscritos, datilografados ou impressos.
Cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis, que contém representações geográficas, arquitetônicas, ou de engenharia (por exemplo: mapas, plantas, perfis).
Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas (por exemplo: fotografias, diapositivos, desenhos, gravuras).
Filmográficos: são os documentos contendo imagens em movimento (por exemplo: filmes e fitas).
Sonoros: são os documentos contendo registros fonográficos (por exemplo: discos e fitas audiomagnéticas).

Por sua vez, quanto à espécie, trata da configuração que assume um documento segundo a disposição e a natureza das informações nele contidas. Exemplos: ata, filme, folheto, fotografia, carta, boletim, decreto, memorando, ofício, planta, relatório, entre outros.

Em relação ao tipo, a divisão de Espécie Documental que contém documentos por suas características comuns, em relação à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. Exemplos: boletins de ocorrência, cartas régias, decretos-leis, decretos legislativos, cartas precatórias, certidões de óbito, relatórios de fiscalização, entre outros.

No que diz respeito à natureza do assunto – Resumo de Documentos Arquivísticos para o CNJ:

Documentos Ostensivos – são os documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Também são chamados de Ordinários.
Documentos Sigilosos são os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

No que diz respeito à forma – Resumo de Documentos Arquivísticos para o CNJ:

Minutas: escrito preparatório e reduzido com a finalidade que, a partir dele, se possa confeccionar o documento original;
Original: Há sempre dois elementos a considerar em relação a esse documento: 1. O seu caráter de primeiro, de matriz; 2. O seu caráter acabado, limpo e perfeito.
Cópias: são documentos formalmente idênticos a um original. Sendo assim, eles possuem basicamente duas finalidades: 1. Reproduzir originais existentes; 2. Substituir originais desaparecidos.

Por fim, quanto à categoria documental – Resumo de Documentos Arquivísticos para o CNJ:

NORMATIVOS: são documentos de cumprimento obrigatório.
ENUNCIATIVOS: são os documentos opinativos. Assim sendo, eles esclarecem questões de outros documentos e fundamentam resoluções.
DE ASSENTAMENTO: são documentos que trazem registros sobre fatos ou ocorrências. Exemplos: atas, termos, autos de infração, etc.
COMPROBATÓRIOS: são documentos que derivam dos assentamentos, comprovando-os. Exemplos: certidões, traslados, atestados, cópias autenticadas, etc.
DE AJUSTE: são documentos pactuais. Assim, são acordos de vontade em que uma das partes é a administração. Exemplos: convênios, contratos, ajustes, termos, etc.
DE CORRESPONDÊNCIA: são documentos que derivam de atos normativos. Sendo assim, eles determinam suas execuções. Exemplos: memorandos, mensagens, editais, etc.