No presente artigo iremos estudar uma importante ferramenta na gestão de processos: o ciclo PDCA.
Neste artigo iremos aprofundar um pouco mais o estudo da gestão de processos e uma das principais e mais cobradas técnicas de melhoria de processos. Esse tópico é frequentemente cobrado na disciplina de Administração Geral e, por vezes, em Administração Pública. Adicionalmente, iremos abordar outras importantes técnicas utilizadas na gestão de processos.
Segundo o Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio Corpo Comum de Conhecimento (Guia BPM CBOK): “melhoria de processos de negócio (BPI – Business Process Improvement) é uma iniciativa específica ou um projeto para melhorar o alinhamento e o desempenho de processos com a estratégia organizacional e as expectativas do cliente”.
Em primeiro lugar, é importante destacar que o ciclo PDCA é uma técnica incremental, ou seja, procura melhoria de forma gradual, buscando apenas acrescentar, agregar ou somar melhorias. De acordo com o Guia BPM CBOK: “a melhoria contínua é uma evolução incremental de um processo utilizando uma abordagem disciplinada para assegurar que o processo continue atingindo seus objetivos”. Como já foi dito, o foco dessa ferramenta está na melhoria contínua dos processos.
Vamos analisar as 4 etapas do ciclo, cada letra do ciclo PDCA corresponde a uma etapa:
P de Plan (Planejar): A primeira etapa para otimizar um processo, melhorar um produto ou entrega é planejar. Essa etapa consiste em estabelecer os objetivos e os planos para alcançá-los. Nesse sentido, é necessário que os objetivos estratégicos da empresa, assim como as expectativas do cliente, estejam alinhados para cumprir os passos a seguir.
D de Do (Executar): Trata-se de executar aquilo que foi planejado na etapa anterior, colocar a mão na massa. Essa etapa também envolve o treinamento dos funcionários e a coleta de dados do que está sendo executado.
C de Check (Verificar): Consiste em verificar (checar) os resultados daquilo que foi executado. Aqui é importante ter parâmetros objetivos e quantitativos, para verificar a melhoria do processo e do padrão de qualidade de fato, e comparar com os ciclos anteriores, procurando sempre aprimorar a cada etapa do ciclo.
A de Act (Agir corretivamente): Trata-se de atuar corretivamente, ajustar os pontos negativos que for. Ou seja, se os resultados forem negativos, deve-se realizar ações corretivas. Nessa etapa busca-se encontrar as falhas do processo e corrigi-las, com o objetivo de evitar que os problemas ocorram novamente. Caso o resultado não alcance a expectativa, ele deve ser analisado para que sejam identificadas novas soluções.
Vale ressaltar ainda que o ciclo PDCA é dinâmico e iterativo, ou seja, ele se retroalimenta, realizando a etapa continuamente. Mesmo que a estratégia tenha dado certo, é provável que tenha algo a ser melhorado, entrando novamente no ciclo PDCA. Por esse motivo que se diz que o ciclo procura mudanças incrementais.
Sobre o ciclo PDCA é importante ainda ressaltar que ele necessita para o seu funcionamento de três requisitos principais: liderança atuante durante todas as quatro etapas do ciclo, conhecimento técnico para a sua implantação e execução e conhecimento de gestão.
Vale ressaltar ainda outras ferramentas importantes para a gestão de processos que costumam ser cobradas em concurso e serão abordadas em outros artigos aqui no blog do Estratégia Concursos.
Além do ciclo PDCA, destacam-se: o lean management que é uma “filosofia” que tem por objetivo reduzir desperdícios (eliminar as perdas) e focar nas necessidades dos clientes; o Gerenciamento da Qualidade Total (TQM – Total Quality Management) que é um conjunto de práticas ao longo da organização, que tem por objetivo assegurar que a organização consistentemente satisfaça (ou até mesmo exceda) as expectativas dos clientes; O Seis Sigma (Six Sigma) é uma técnica que, através da coleta e análise dados, busca eliminar os defeitos (com base em dados estatísticos sobre os processos), com o objetivo de aproximar os processos com o número zero de defeitos; o Brainstorming, também chamado de “Tempestade de Ideias”, é uma técnica utilizada com o objetivo de criar alternativas criativas para solução de problemas ou para o aproveitamento de oportunidades; e o Benchmarking que é um processo de análise das práticas adotadas por empresas concorrentes, as quais são consideradas fortes e, na maioria das vezes, líderes de mercado.
Agora que você finalizou a leitura do artigo sobre o ciclo PDCA, tente responder a algumas perguntas relacionadas aos tópicos apresentados, listadas abaixo. Caso sinta dificuldade, torne a ler o material para consolidar a informação.
Qual o conceito de ciclo PDCA? Em que consiste cada uma das etapas do ciclo? O ciclo prevê uma melhoria incremental? Ele é iterativo? Quais são as outras ferramentas de gestão de processos utilizadas?
Acredito que com a leitura deste artigo sobre o ciclo PDCA você estará um passo mais próximo da sua aprovação no concurso.
Boa prova e bons estudos!
Carlos Eduardo Cardoso
Consultor do Tesouro Estadual e Professor do Estratégia questões.
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