Almoxarifado: funções, princípios e objetivos para o TRF-6

  Fala, estrategistas! Vamos aprender um pouco sobre Almoxarifado: funções, princípios e objetivos para o TRF-6?

 O conceito de almoxarifado é o local destinado à fiel guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado à sua natureza. 

A principal função do almoxarifado é destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna acondicionados à política geral de estoques da empresa.

Entendendo sobre o Almoxarifado

Um sistema eficiente de gestão de materiais necessita de um local específico para a guarda desses itens. Esse local denomina-se almoxarifado.  

No almoxarifado o material permanece devidamente armazenado e protegido contra avarias. A quantidade em estoque deve ser considerável, não excessiva.

Quando se trata de materiais de consumo é importante distinguir sobre o que deve ser distribuído e o que a empresa definirá de uso próprio com valor atrelado e características próprias. 

Vamos conhecer um pouco mais sobre o almoxarifado!

Objetivos do Almoxarifado

O almoxarifado, como um dos seus maiores objetivos, busca a eliminação de divergências no inventário e de perdas de qualquer natureza. Dessa forma, pode-se minimizar o desperdício e a ineficiência.

Além disso, é fundamental introduzir rotinas rigorosas de preservação e retiradas dos materiais, protegendo-os de furtos e desperdícios. 

Para garantir a confiabilidade no processo de retirada pode-se definir com clareza as pessoas autorizadas e atrelar ao processo a requisição de material. Isso manterá o controle com precisão do processo.

Entre os maiores objetivos do almoxarifado está reduzir os custos de armazenamento e aumentar o nível de serviço aos clientes.

Atividades que fazem parte da gestão do almoxarifado: receber os materiais, estocar/armazenar, movimentação e expedição dos materiais.

O almoxarifado deve oferecer condições seguras para os materiais de forma adequada, na quantidade devida e no local certo. Deve objetivar a preservação e integridade do produto até o consumo final, disponibilizando-os nos momentos corretos e ampliando a eficiência ao longo de toda a cadeia.

Funções do Almoxarifado

As funções do Almoxarifado são o recebimento (que envolve toda a verificação e respectivas conferências) , a armazenagem e a expedição e a distribuição final do processo pelo qual o almoxarifado é responsável.

Devemos sempre zelar pela eficiência pois, de fato, é uma das premissas do funcionamento dos almoxarifados. Para garanti-la o almoxarifado depende de:

• Redução de distâncias internas percorridas pela carga,
• Aumento do tamanho médio das unidades armazenadas,
• Melhor utilização da capacidade volumétrica.

Há, ainda, o controle que é uma etapa que permeia todas as outras listadas. Para que o processo todo funcione de maneira segura e eficiente é necessário um sistema seguro que possa fornecer a qualquer momento relatórios e informações a respeito das quantidades disponíveis, onde se encontram e quais as mercadorias em processo de recebimento, devolução, trânsito, etc.

Função Recebimento

A atividade de Recebimento localiza-se entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor. ( atente-se para essa frase!)

Sendo assim, vai desde a  recepção do material no momento da entrega realizada pelo fornecedor até a definitiva entrada nos estoques.  Todo o processo passa pela  inspeção tanto qualitativa quanto quantitativa. 

É importante que a atividade de recebimento esteja  completamente integrada às áreas de contabilidade, transporte e compras.

O recebimento contém as fases descritas na figura abaixo.

 As fases 1 e 2 são , sendo que comumente as fases 1 e 2 referem-se à entrada do material. 

Adicionalmente, têm-se  as conferências quantitativa( número de itens), qualitativa( condições dos itens e a regularização ( atestando o recebimento), compondo as tradicionais 4(quatro) fases do recebimento.

Principais atividades da função recebimento no almoxarifado

• Coordenar as atividades de recebimento e devolução de materiais.
• Analisar a documentação da operação verificando se a aquisição está autorizada.
• Comparar os volumes entregues aos declarados em Nota Fiscal e/ou Manifesto de Transporte.
• Executar a conferência visual em relação à embalagem e eventuais avarias na carga recebida, registrando ressalvas nos documentos fiscais quando for o caso.
• Conduzir as conferências quantitativas e qualitativas do material entregue.
• Tomar a decisão em relação ao aceite, recusa ou devolução do material.
• Providenciar a regularização do pagamento, recusa ou devolução junto ao fornecedor.
• Liberar o material recém chegado para encaminhamento e estoque no almoxarifado.

Função Armazenagem

A armazenagem refere-se aos procedimentos e cuidados que deverão ser tomados em relação à disposição dos materiais nos almoxarifados.

Deverão ser observadas as classificações de perecibilidade dos materiais, de periculosidade, regras e frequência de utilização, entre outras variáveis.

Técnicas e critérios são definidos para obter a garantia de segurança e eficiência ao longo do processo. Além disso, será observada a utilização plena do espaço disponível tanto em seu comprimento como em largura e altura.

Principais Técnicas de Armazenagem

1. Carga Unitária (ou unitizada): a carga constituída de embalagens de transporte que acondicionam quantidades variadas de material como se fossem uma só unidade, facilitando seu manuseio, transporte e o próprio armazenamento. Em resumo é a técnica que permite reunir inúmeros itens em uma única embalagem ou volume.

2. Caixas ou gavetas: técnica utilizada para materiais de pequenas dimensões, de escritório, em processamento, semi acabados ou acabados. Os tamanhos das caixas e gavetas devem variar em função dos materiais que serão armazenados.

3. Prateleiras: Servem para a armazenagem de materiais diversos ou mesmo para o apoio de caixas e gavetas. É o meio de estocagem mais simples e econômico e também deve variar conforme a atividade e a natureza do material estocado.

4. Racks: Devem acomodar peças longas e estreitas como tubos, barras, tiras, etc.

5. Empilhamento: Aproveita o espaço vertical.Caixas ou pallets (estrados que possibilitam o empilhamento das cargas) são empilhados uns sobre os outros.

Função Distribuição

 A distribuição do material deve ser realizada de forma coordenada e encerra  todo o processo de armazenamento e movimentação, garantindo seus resultados buscados nas dimensões de qualidade (atendimento das requisições) e eficiência (redução de custos).

O almoxarifado deve proceder à entrega do material de forma ordenada e previamente estabelecida em cronograma, providenciando para que sejam efetuadas a conferência e assinatura de recebimento no ato de entrega.

Cuidados básicos na distribuição de materiais: 

• Separar os pedidos por setor;
• Agrupar os materiais por mesma família por Requisição de Materiais;
• Embalar produtos sujeitos a danos no transporte;
• Observar os limites de carga de cada equipamento e das caixas;
• Quando necessário, utilizar lacre plástico de segurança para garantir a inviolabilidade dos volumes distribuídos.

Equipamentos e utensílios recomendados para auxílio na distribuição:

• Caixas abertas;
• Caixas fechadas com lacre de segurança;
• Paletes retornáveis;
• Engradados;
• Equipamentos de Proteção Individual: luvas, capacetes, botas de segurança, etc.;
• Carrinho de carga;
• Paleteira manual e/ou elétrica.

Finalizando nosso assunto sobre Almoxarifado

O Almoxarifado é o local destinado à guarda, localização, segurança e preservação do material adquirido, adequado à sua natureza, a fim de suprir as necessidades operacionais dos setores integrantes da estrutura organizacional da organização.

Entre as funções do almoxarifado está a garantia da disponibilidade de recursos necessários para a produção ou serviços. Isso mantém o estoque organizado e controlado para operar de maneira eficiente e econômica.

Logo, uma boa gestão do almoxarifado permitirá otimizar o uso dos recursos, reduzir os custos e manter a qualidade dos produtos armazenados.

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Temas Especiais de Administração de Materiais – Prof. Ricardo Campanário

Por hoje é isso, pessoal!

Abraços e até a próxima.

Bárbara Rocha

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