Sem mais delongas, vamos l\u00e1.<\/p>\n\n\n\n
Conceitos Gerais – GED<\/h2>\n\n\n\n
Iniciemos o Resumo da Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos GED para SEFAZ-ES por algumas defini\u00e7\u00f5es importantes sobre o tema.<\/p>\n\n\n\n
- Gest\u00e3o de documentos<\/strong>:<\/span> busca assegurar acesso pleno \u00e0s informa\u00e7\u00f5es<\/strong> necess\u00e1rias \u00e0 tomada di\u00e1ria de decis\u00f5es e \u00e0 garantia de deveres e direitos,<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos<\/span> (GED):<\/strong> m\u00f3dulos interligados que permite<\/strong> uma empresa gerenciar<\/strong> documentos em forma f\u00edsica ou digital<\/strong> -> Poss\u00edvel documento f\u00edsico na GED<\/span><\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n
Obs.:<\/span> <\/strong>Embora a GED aceite documento f\u00edsico, “aceite” defini\u00e7\u00f5es que citem somente documentos em meio digital ou eletr\u00f4nico.<\/p>\n\n\n\n
Ficamos com um resumo sobre as principais caracter\u00edsticas do GED apontadas pelo professor Ramon Souza.<\/p>\n\n\n\n
![\"Resumo](\"https:\/\/dhg1h5j42swfq.cloudfront.net\/2021\/08\/08185636\/image-123.png\")
Resumo da Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos GED para SEFAZ-ES<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n Dentro de um cen\u00e1rio de gerenciamento de documentos, a NC UFPR em 2019 trouxe uma defini\u00e7\u00e3o interessante \u2013 \u201cQuando o fluxo de trabalho \u00e9 digital, a produtividade aumenta, os custos diminuem, os requisitos s\u00e3o mais facilmente validados e a computa\u00e7\u00e3o verde se torna poss\u00edvel\u201d.<\/p>\n\n\n\n
Defini\u00e7\u00f5es<\/h3>\n\n\n\n
Ainda, \u00e9 importante reconhecer outros conceitos de assuntos correlatos, pois a banca poder\u00e1 tentar confundi-lo. <\/strong><\/p>\n\n\n\n
- Sistema informatizado de gest\u00e3o arquiv\u00edstica de documentos <\/span>(SIGAD): <\/strong>Procedimentos que visam o controle do ciclo de vida dos documentos <\/strong>(da produ\u00e7\u00e3o at\u00e9 a destina\u00e7\u00e3o final) a partir dos princ\u00edpios da gest\u00e3o arquiv\u00edstica.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
SIGAD x GED<\/span><\/strong>
SIGAD:<\/strong> <\/span>Relacionado ao ciclo de vida do documento, aplicado ao documento arquiv\u00edstico.
GED:<\/strong> <\/span>Relacionado ao compartilhamento;<\/p>\n\n\n\n- Dirks <\/span>(Designing and Implementing Recordkeeping Systems): <\/strong>metodologia de cria\u00e7\u00e3o de sistemas de gerenciamento de registros. -> Implementa\u00e7\u00e3o de sistema de registros<\/strong><\/span><\/li><\/ul>\n\n\n\n
Ambiente t\u00edpico de GED<\/h2>\n\n\n\n
Vejamos um ambiente t\u00edpico de GED<\/strong> <\/span>apontado pelo professor Ramon Souza.<\/p>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/dhg1h5j42swfq.cloudfront.net\/2021\/08\/08185713\/image-125.png\")
Ambiente t\u00edpico de GED<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n Bem auto explicativo, n\u00e3o?<\/p>\n\n\n\n
Do documento<\/strong> <\/span>no \u00e2mbito do GED, devemos refor\u00e7ar que ele pode estar em papel<\/strong> ou<\/strong> ser nativamente digital<\/span><\/strong>, e deste \u00faltimo devemos reconhecer suas caracter\u00edsticas.<\/p>\n\n\n\n
Caracter\u00edsticas do documento digital:<\/span><\/strong><\/p>\n\n\n\n
- Necessita de metadados<\/strong> que descrevam a fun\u00e7\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o registrada<\/li>
- N\u00e3o<\/strong> tem alto grau de integridade do conte\u00fado<\/strong> com o suporte<\/strong> ex. leitores de pdf<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Se estamos falando de documentos e do processo de digitaliza\u00e7\u00e3o, \u00e9 imperioso que conhe\u00e7amos alguns termos.<\/p>\n\n\n\n
- Minuta<\/span>:<\/strong> compila\u00e7\u00e3o tempor\u00e1ria<\/strong> de um documento que visa corre\u00e7\u00e3o<\/strong>.<\/li>
- C\u00f3pia<\/span>:<\/strong> reprodu\u00e7\u00e3o<\/strong> de um documento feita a partir de um original<\/strong>.<\/li>
- Original<\/span>:<\/strong> \u00e9 o primeiro documento completo e efetivo.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Ainda dentro do processo de Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos, tamb\u00e9m \u00e9 comum se deparar com as seguintes ferramentas.<\/p>\n\n\n\n
- Intelligent Character Recognition (ICR)<\/span>:<\/strong> utilizado para reconhecimento \u00f3ptico de<\/strong> caracteres escritos \u00e0 m\u00e3o<\/strong>.<\/li>
- Indexa\u00e7\u00e3o<\/span>:<\/strong> cria\u00e7\u00e3o de um modo de arquivamento organizado e eletr\u00f4nico, possibilitando a pesquisa<\/strong> futura de maneira simples e eficiente.<\/li>
- Optical Character Recognition (ICR):<\/span><\/strong> utilizado para reconhecimento de caracteres de um texto escaneado<\/strong>.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Fases de Implanta\u00e7\u00e3o de GED<\/h2>\n\n\n\n
\u00c9 de se esperar que para a conseguir uma gest\u00e3o eficiente de documentos deve-se passar por fases de implementa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n
Fases de Implanta\u00e7\u00e3o de GED:<\/span><\/strong><\/p>\n\n\n\n
- Identifica\u00e7\u00e3o da demanda:<\/span> <\/strong>estudo do processo de cria\u00e7\u00e3o de documentos.<\/li>
- Digitaliza\u00e7\u00e3o ou Escaneamento:<\/span> <\/strong>trata-se da captura do documento<\/li>
- Indexa\u00e7\u00e3o<\/strong>:<\/span> cria-se um modo de arquivamento organizado para r\u00e1pida recupera\u00e7\u00e3o<\/li>
- Armazenamento<\/strong>: <\/span>a guarda dos arquivos eletr\u00f4nicos em bancos de dados relacionais, DVD e etc.<\/li>
- Consulta<\/strong>: <\/span>pesquisa via indexador para encontrar imagens armazenadas na base de dados<\/li>
- Acesso<\/strong>: <\/span>possibilita a utiliza\u00e7\u00e3o do documento<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Perceba que nada mais \u00e9 que um processo l\u00f3gico de passar um documento f\u00edsico at\u00e9 chegar ao eletr\u00f4nico e posteriormente a sua utiliza\u00e7\u00e3o. <\/p>\n\n\n\n
M\u00f3dulos ou ferramentas de GED<\/h2>\n\n\n\n
Para finalizar o Resumo da Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos GED para SEFAZ-ES, adentremos inicialmente nos principais M\u00f3dulos do GED.<\/p>\n\n\n\n
DM – Document Management <\/span>(Gerenciamento): <\/strong>Gerenciamento de documentos digitais. O DM controla o acesso f\u00edsico aos documentos.<\/p>\n\n\n\n
DI – Document Imaging <\/span>(Captura): <\/strong>Gerenciamento do processo de convers\u00e3o de papel para digital -> digitaliza\u00e7\u00e3o<\/strong><\/span><\/p>\n\n\n\n
RIM \u2013 Records and Information Management <\/span>(Armazenamento): <\/strong>\u00c9 o gerenciamento do ciclo de vida do documento, de forma automatizada por meio de softwares espec\u00edficos, independentemente da m\u00eddia em que ele se encontra. <\/p>\n\n\n\n
Workflow <\/span>(distribui\u00e7\u00e3o): <\/strong>Trata-se da gest\u00e3o de forma proativa dos processos de neg\u00f3cio das empresas -> fluxo de trabalho<\/span><\/strong><\/p>\n\n\n\n
Obviamente existem outros m\u00f3dulos e ferramentas, assim vejamos tamb\u00e9m outras informa\u00e7\u00f5es importantes.<\/p>\n\n\n\n
- Processamento de Formul\u00e1rios <\/span>(FORMS PROCESSING – OCR\/ICR):<\/strong> Possibilita que os relat\u00f3rios<\/strong> sejam gerados e gerenciados na forma digital.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Image Enable: <\/span><\/strong>busca anexar documentos a programas que precisam de informa\u00e7\u00f5es complementares.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Records and Information Management<\/span> (RIM): <\/strong>\u00e9 o gerenciamento do ciclo de vida de um documento – cria\u00e7\u00e3o, armazenamento, processamento, manuten\u00e7\u00e3o, disponibiliza\u00e7\u00e3o e descarte<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Full Text Retrieval <\/span>(FTR): <\/strong>recuperar documentos a partir de qualquer palavra ou \u00edndice remissivo do conte\u00fado do texto.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Assertivas<\/h2>\n\n\n\n
O assunto de Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos n\u00e3o foi t\u00e3o explorado assim pela banca FGV, nesse sentido vamos conhecer alguns questionamentos apresentados pela banca examinadora.<\/p>\n\n\n\n
FGV\/2013 – Funda\u00e7\u00e3o Biblioteca Nacional<\/strong><\/p>\n\n\n\n
Os documentos _____, considerando o pequeno espa\u00e7o _____ que ocupam, n\u00e3o s\u00e3o objeto das preocupa\u00e7\u00f5es imediatas das atividades _____.<\/p>\n\n\n\n
Assinale a alternativa que apresenta os termos que completam corretamente as lacunas.<\/p>\n\n\n\n
Eletr\u00f4nicos \/ f\u00edsico \/ arquiv\u00edsticas.<\/p>\n\n\n\n
FGV\/2013 – TJ AM<\/strong><\/p>\n\n\n\n
O Gerenciamento de Eletr\u00f4nico de Documentos \u2013 GED \u00e9 o conjunto de tecnologias utilizadas para organiza\u00e7\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o n\u00e3o estruturada de um \u00f3rg\u00e3o ou entidade, que pode ser dividido nas funcionalidades:<\/p>\n\n\n\n
Captura, gerenciamento, armazenamento e distribui\u00e7\u00e3o<\/p>\n\n\n\n
FGV\/2008 – Senado Federal<\/strong><\/p>\n\n\n\n
Os atributos presentes na forma f\u00edsica e na intelectual do documento arquiv\u00edstico eletr\u00f4nico s\u00e3o, respectivamente:<\/p>\n\n\n\n
Texto, idioma, sinais especiais, selos, contexto tecnol\u00f3gico \/ configura\u00e7\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o, articula\u00e7\u00e3o do conte\u00fado, anota\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n
Considera\u00e7\u00f5es Finais<\/h2>\n\n\n\n
Pessoal, chegamos ao final do Resumo da Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos GED para SEFAZ-ES.<\/p>\n\n\n\n
Como voc\u00eas devem saber, o artigo tem por objetivo apenas apresentar um resumo do conte\u00fado, assim n\u00e3o deixem de conferir nossos cursos.<\/p>\n\n\n\n
Cursos de TI \u2013 Estrat\u00e9gia Concursos<\/a><\/p>\n\n\n\n
Al\u00e9m disso, a pr\u00e1tica de exerc\u00edcios \u00e9 essencial para absor\u00e7\u00e3o e memoriza\u00e7\u00e3o de conte\u00fado, n\u00e3o vacile nesse ponto. Pensando nisso, o Estrat\u00e9gia concursos desenvolveu um Sistema de Quest\u00f5es (SQ) com uma gama gigantesca de quest\u00f5es comentadas.<\/p>\n\n\n\n
- Full Text Retrieval <\/span>(FTR): <\/strong>recuperar documentos a partir de qualquer palavra ou \u00edndice remissivo do conte\u00fado do texto.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Records and Information Management<\/span> (RIM): <\/strong>\u00e9 o gerenciamento do ciclo de vida de um documento – cria\u00e7\u00e3o, armazenamento, processamento, manuten\u00e7\u00e3o, disponibiliza\u00e7\u00e3o e descarte<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Image Enable: <\/span><\/strong>busca anexar documentos a programas que precisam de informa\u00e7\u00f5es complementares.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Digitaliza\u00e7\u00e3o ou Escaneamento:<\/span> <\/strong>trata-se da captura do documento<\/li>
- Indexa\u00e7\u00e3o<\/span>:<\/strong> cria\u00e7\u00e3o de um modo de arquivamento organizado e eletr\u00f4nico, possibilitando a pesquisa<\/strong> futura de maneira simples e eficiente.<\/li>
- C\u00f3pia<\/span>:<\/strong> reprodu\u00e7\u00e3o<\/strong> de um documento feita a partir de um original<\/strong>.<\/li>
- N\u00e3o<\/strong> tem alto grau de integridade do conte\u00fado<\/strong> com o suporte<\/strong> ex. leitores de pdf<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Necessita de metadados<\/strong> que descrevam a fun\u00e7\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o registrada<\/li>
- Dirks <\/span>(Designing and Implementing Recordkeeping Systems): <\/strong>metodologia de cria\u00e7\u00e3o de sistemas de gerenciamento de registros. -> Implementa\u00e7\u00e3o de sistema de registros<\/strong><\/span><\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Sistema informatizado de gest\u00e3o arquiv\u00edstica de documentos <\/span>(SIGAD): <\/strong>Procedimentos que visam o controle do ciclo de vida dos documentos <\/strong>(da produ\u00e7\u00e3o at\u00e9 a destina\u00e7\u00e3o final) a partir dos princ\u00edpios da gest\u00e3o arquiv\u00edstica.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
- Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos<\/span> (GED):<\/strong> m\u00f3dulos interligados que permite<\/strong> uma empresa gerenciar<\/strong> documentos em forma f\u00edsica ou digital<\/strong> -> Poss\u00edvel documento f\u00edsico na GED<\/span><\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n