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Ol\u00e1, Estrategista. Tudo bem?<\/p>\n\n\n\n
Como a prova da Pol\u00edcia Federal<\/strong> est\u00e1 cada vez mais pr\u00f3xima, preparamos um artigo sobre dois t\u00f3picos muito importantes da disciplina de Arquivologia <\/strong>para o concurso de Escriv\u00e3o da PF, a Teoria das Tr\u00eas Idades e o Protocolo<\/span><\/strong>.<\/p>\n\n\n\n A disciplina de Arquivologia <\/strong>\u00e9 bastante menosprezada <\/strong>por muitos concurseiros quando comparada \u00e0s mat\u00e9rias de Direito, Contabilidade e de Exatas, sendo esse um grande erro<\/strong> e que pode custar a aprova\u00e7\u00e3o do candidato. Desse modo, estamos preparando esse estudo para voc\u00ea n\u00e3o perder nenhum ponto nas quest\u00f5es desse tema.<\/p>\n\n\n\n Dividiremos esse artigo nos seguintes t\u00f3picos<\/strong> abaixo:<\/p>\n\n\n\n A Teoria das tr\u00eas idades \u00e9, certamente, o tema mais importante<\/strong> para a disciplina de Arquivologia. Al\u00e9m de haver muitas quest\u00f5es sobre este assunto, ele \u00e9 essencial para o entendimento de v\u00e1rios outros t\u00f3picos.<\/p>\n\n\n\n O per\u00edodo de vida \u00fatil<\/strong> de um documento, desde a sua cria\u00e7\u00e3o at\u00e9 o seu descarte ou guarda, \u00e9 chamado de ciclo vital<\/span><\/strong>. \u00c9 muito importante que haja a devida aten\u00e7\u00e3o a este processo, uma vez que n\u00e3o \u00e9 interessante que um documento seja eliminado indevidamente antes de completar o seu prop\u00f3sito, por exemplo.<\/p>\n\n\n\n O ciclo vital de um documento \u00e9 composto por tr\u00eas per\u00edodos<\/strong>, como podemos ver abaixo:<\/p>\n\n\n\n 1\u00ba per\u00edodo<\/span><\/strong>: intervalo de tempo em que o documento \u00e9 criado at\u00e9 ser resolvido<\/strong>;<\/p>\n\n\n\n 2\u00ba per\u00edodo<\/span><\/strong>: intervalo de tempo em que o documento \u00e9 conservado para eventuais questionamentos futuros<\/strong>, seja jur\u00eddico ou administrativo, ap\u00f3s ser resolvido<\/strong>;<\/p>\n\n\n\n 3\u00ba per\u00edodo<\/span><\/strong>: intervalo de tempo em que o documento ter\u00e1 seu destino final<\/strong>, podendo ele ser eliminado ou recolhido <\/strong>permanentemente (nos casos de n\u00e3o poder ser eliminado).<\/p>\n\n\n\n Atrav\u00e9s da sequ\u00eancia acima, foi criada a Teoria das tr\u00eas idades<\/strong>, em que os documentos de arquivos s\u00e3o classificados em rela\u00e7\u00e3o ao seu est\u00e1gio de evolu\u00e7\u00e3o<\/strong>. Desse modo, esses documentos podem pertencer \u00e0s seguintes idades:<\/p>\n\n\n\n Estes documentos correspondem \u00e0queles que ainda est\u00e3o sendo resolvidos<\/strong>, possuindo valor prim\u00e1rio<\/span><\/strong>. Esta idade tamb\u00e9m engloba documentos que s\u00e3o consultados frequentemente<\/strong> e que s\u00e3o utilizados de maneira constante<\/strong>. Desse modo, \u00e9 importante que eles sejam armazenados pr\u00f3ximos <\/strong>ao seu local de uso.<\/p>\n\n\n\n Os documentos presentes nesta idade tamb\u00e9m possuem valor prim\u00e1rio<\/span><\/strong>, sendo aqueles que j\u00e1 foram resolvidos<\/strong>, mas que aguardam a sua prescri\u00e7\u00e3o<\/strong>, pois ainda podem ser questionados posteriormente.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Eles ficam \u00e0 espera da sua elimina\u00e7\u00e3o ou recolhimento, n\u00e3o sendo imprescind\u00edvel que eles fiquem armazenados pr\u00f3ximos aos locais de trabalho, uma vez que n\u00e3o s\u00e3o utilizados constantemente, sendo at\u00e9 aconselh\u00e1vel que eles sejam conservados em um local mais afastado para n\u00e3o tumultuar o ambiente principal.<\/p>\n\n\n\n J\u00e1 nesta idade, os documentos possuem valor secund\u00e1rio<\/span><\/strong>, correspondendo \u00e0queles que n\u00e3o podem mais ser questionados, pois j\u00e1 perderam todo o seu valor administrativo<\/strong>, por\u00e9m, tamb\u00e9m n\u00e3o podem ser eliminados<\/span><\/strong>, pois possuem valor hist\u00f3rico<\/span><\/strong>. Desse modo, o p\u00fablico-alvo desses arquivos s\u00e3o os pesquisadores.<\/p>\n\n\n\n FIQUE ATENTO<\/span><\/strong>: Nem todo documento chega \u00e0 3\u00ba idade<\/strong>, j\u00e1 que nem todos possuem valor hist\u00f3rico, sendo eles eliminados ap\u00f3s cumprirem o seu papel administrativo.<\/p>\n\n\n\n Ap\u00f3s a an\u00e1lise sobre a Teoria das Tr\u00eas Idades, entraremos agora no estudo do Protocolo.<\/p>\n\n\n\n A partir do momento em que um documento \u00e9 criado, ele passa a ser utilizado at\u00e9 ser resolvido. Durante a sua utiliza\u00e7\u00e3o, ele passa por v\u00e1rios processos, circulando e sendo utilizado por diversas \u00e1reas at\u00e9 cumprir o seu objetivo administrativo. A essa movimenta\u00e7\u00e3o do documento durante a sua utiliza\u00e7\u00e3o d\u00e1-se o nome de tramita\u00e7\u00e3o<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Como h\u00e1 uma grande quantidade de documentos sendo tramitados simultaneamente em uma institui\u00e7\u00e3o, \u00e9 necess\u00e1rio que haja um processo de organiza\u00e7\u00e3o e controle<\/strong> para essa situa\u00e7\u00e3o. Esse processo \u00e9 chamado de Protocolo<\/span><\/strong>.<\/p>\n\n\n\n IMPORTANTE<\/span><\/strong>: A atividade de protocolo \u00e9 realizada em documentos que ainda est\u00e3o sendo resolvidos, desse modo, ela \u00e9 apenas <\/strong>aplicada em documentos CORRENTES<\/span><\/strong>.<\/p>\n\n\n\n H\u00e1 algumas etapas <\/strong>a serem seguidas pelo setor de protocolo. Atualmente, a tecnologia est\u00e1 cada vez mais avan\u00e7ada, sendo que muitas dessas atividades s\u00e3o realizadas totalmente por meio eletr\u00f4nico. Entretanto, h\u00e1 lugares, principalmente nos \u00f3rg\u00e3os p\u00fablicos, em que muitas delas ainda s\u00e3o realizadas de maneira manual e f\u00edsica. <\/p>\n\n\n\n As etapas do protocolo s\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n Esta \u00e9 a primeira <\/strong>etapa do protocolo, correspondendo ao recebimento <\/strong>de todo e qualquer documento que venha a dar entrada na empresa, sejam eles externos ou internos<\/strong>. Ele geralmente \u00e9 instalado na entrada da institui\u00e7\u00e3o, com o intuito de facilitar os procedimentos na chegada de documentos de fora da empresa.<\/p>\n\n\n\n Ao receber um documento, ser\u00e1 realizado o seu registro no sistema da empresa. Para isso, o setor de protocolo realiza a abertura <\/strong>desse documento, fazendo a sua leitura <\/strong>e identificando <\/strong>os seus dados b\u00e1sicos, os quais s\u00e3o chamados de metadados<\/strong>, como o seu assunto e a sua origem.<\/p>\n\n\n\n Atrav\u00e9s desta etapa de cadastro \u00e9 que poder\u00e1 haver o controle <\/strong>da tramita\u00e7\u00e3o do documento, podendo determinar a sua localiza\u00e7\u00e3o, pr\u00f3ximas etapas, entre outras informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n FIQUE ATENTO<\/span><\/strong>: Os documentos que possuem car\u00e1ter sigiloso e pessoal<\/span><\/strong> n\u00e3o ser\u00e3o registrados<\/span><\/strong>, pois n\u00e3o ser\u00e1 permitido abri-los e coletar suas informa\u00e7\u00f5es, desse modo, eles ser\u00e3o encaminhados diretamente ao seu destinat\u00e1rio. Assim, apenas os demais <\/strong>documentos, tamb\u00e9m chamados de ostensivos<\/span><\/strong>, ser\u00e3o registrados.<\/p>\n\n\n\n Esta etapa \u00e9 exclusiva do Protocolo. Ap\u00f3s serem registrados, os documentos ser\u00e3o devidamente analisados<\/strong>, sendo que muitos deles ser\u00e3o transformados em processos<\/span><\/strong>, por meio do procedimento chamado autua\u00e7\u00e3o<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Desse modo, os documentos ser\u00e3o acondicionados <\/strong>em uma pasta, carimbados<\/strong>, assinados <\/strong>e numerados<\/strong>, at\u00e9 que eles sejam resolvidos. Ap\u00f3s isso, eles receber\u00e3o o nome de autos de processo<\/span><\/strong>, ou apenas processo<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Por exemplo, caso um funcion\u00e1rio de um \u00f3rg\u00e3o p\u00fablico d\u00ea entrada em sua aposentadoria, ele dever\u00e1 entregar diversos documentos ao setor de protocolo, sendo que eles ser\u00e3o transformados em um processo por meio da autua\u00e7\u00e3o, sendo tramitados at\u00e9 serem resolvidos.<\/p>\n\n\n\n FIQUE ATENTO<\/span><\/strong>: Nem todos os documentos ser\u00e3o autuados<\/strong>. Alguns deles, ap\u00f3s o registro, ser\u00e3o apenas classificados e direcionados ao seu destinat\u00e1rio.<\/p>\n\n\n\n Ap\u00f3s o registro e, se necess\u00e1rio, a autua\u00e7\u00e3o dos documentos, eles ser\u00e3o classificados <\/strong>e separados <\/strong>de acordo com a sua \u00e1rea <\/strong>ou assunto, <\/strong>para serem direcionados ao seu correto destinat\u00e1rio<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Ap\u00f3s essa separa\u00e7\u00e3o, esses documentos ser\u00e3o expedidos <\/strong>ou distribu\u00eddos<\/strong>, a depender do tipo de destinat\u00e1rio.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Ap\u00f3s a sua classifica\u00e7\u00e3o, caso o documento tenha como destinat\u00e1rio <\/strong>um setor dentro da mesma institui\u00e7\u00e3o<\/span><\/strong>, a sua entrega ser\u00e1 realizada por meio da distribui\u00e7\u00e3o<\/strong>. Atente-se ao fato de que, mesmo que o setor esteja localizado em outro pr\u00e9dio, cidade ou estado, mas que seja pertencente \u00e0 mesma institui\u00e7\u00e3o, ser\u00e1 dado o nome de distribui\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Geralmente, quando a entrega dos documentos ao destinat\u00e1rio por meio da distribui\u00e7\u00e3o \u00e9 realizada pela pr\u00f3pria empresa, s\u00e3o utilizados os chamados \u201cmalotes\u201d<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n J\u00e1 a expedi\u00e7\u00e3o \u00e9 a entrega dos documentos para destinat\u00e1rios externos<\/span><\/strong>, ou seja, aqueles que n\u00e3o fazem parte da estrutura da institui\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n De maneira similar, mesmo que o destinat\u00e1rio externo esteja localizado no mesmo pr\u00e9dio da institui\u00e7\u00e3o remetente, a entrega ser\u00e1 denominada de expedi\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n PARA FIXAR<\/span><\/strong>:<\/p>\n\n\n\n Distribui\u00e7\u00e3o<\/span><\/strong>: envio para a mesma<\/span><\/strong> institui\u00e7\u00e3o (destinat\u00e1rio interno<\/strong>);<\/p>\n\n\n\n Expedi\u00e7\u00e3o<\/span><\/strong>: envio para uma diferente<\/span><\/strong> institui\u00e7\u00e3o (destinat\u00e1rio externo<\/strong>).<\/p>\n\n\n\n \u00c9 muito importante que toda a tramita\u00e7\u00e3o <\/strong>dos documentos seja controlada<\/strong>, de modo a identificar se ele est\u00e1 tendo um correto andamento, se est\u00e1 paralisado, onde ele est\u00e1 localizado, se j\u00e1 foi finalizado, entre outras informa\u00e7\u00f5es. Esse mecanismo \u00e9 chamado de controle e tamb\u00e9m faz parte do protocolo.<\/p>\n\n\n\n Bom pessoal, este foi apenas um resumo <\/strong>sobre a Teoria das Tr\u00eas Idades e o Protocolo <\/strong>da disciplina de Arquivologia<\/strong>, para a reta final do concurso de Escriv\u00e3o da PF<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n De modo a potencializar <\/strong>os seus estudos nesta reta final para o concurso da Pol\u00edcia Federal, com o material mais completo e com os melhores professores do mercado<\/strong>, acesse o site do Estrat\u00e9gia Concursos <\/strong>e confira os nossos cursos completos para o concurso da Pol\u00edcia Federal<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Bons estudos e at\u00e9 a pr\u00f3xima!<\/p>\n\n\n\nTeoria das tr\u00eas idades<\/h2>\n\n\n\n
Protocolo<\/h2>\n\n\n\n
Conceitos Iniciais<\/h3>\n\n\n\n
Recebimento<\/h3>\n\n\n\n
Registro<\/h3>\n\n\n\n
Autua\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
Classifica\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
Distribui\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
Expedi\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
Controle<\/h3>\n\n\n\n
Finalizando<\/strong><\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Cursos e Assinaturas<\/h2>\n\n\n\n